TEKANAN –
TEKANAN DESAIN
Perkembangan
sistem informasi dewasa ini semakin berkembang pesat, hal ini didukung oleh
perkembangan teknologi informatika yang ada di seluruh dunia, dengan
demikian memudahkan para pengguna system informasi tersebut untuk lebih
meningkatkan kegunaan dari system informasi yang mereka miliki. Sistem
informasi merupakan kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan
teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah
organisasi. Pemanfaatan teknologi informasi menjadi suatu keharusan yang tidak
dapat dihindari oleh setiap perusahaan yang ingin menempatkan dirinya pada
posisi paling depan dalam suatu industri.
Perkembangan teknologi informasi ini dapat
meningkatkan kinerja dan memungkinkan berbagai kegiatan dapat dilaksanakan
dengan cepat, tepat dan akurat, sehingga akhirnya akan meningkatkan
produktivitas. Perkembangan teknologi informasi ini memperlihatkan
bermunculannya berbagai jenis kegiatan yang berbasis kepada teknologi ini,
seperti e-government, e-commerce, e- education, e-medicine, e-laboratory, dan
lainnya yang kesemuanya itu berbasis elektronik.
Teknologi
informasi merupakan teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk
memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai
cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang
relevan, akurat dan tepat waktu ( Wardiana, 2002 ). Teknologi ini menggunakan
seperangkat computer untuk mengolah data, system jaringan untuk menghubungkan
satu computer dengan computer lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi
telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global.
Keputusan
melakukan insourcing/outsourcing menjadi suatu penggerak proses
pengembangan strategi bisni.Keputusan untuk melakukan insourcing/outsourcing
seringkali ditandai dengan siklus pengembangan produk baru. Karena produk,
pelayanan, perakitan (sub-assemblies), atau komponen-komponen yang belum
dirancang, dikarenakan minimnya informasi yang tersedia untuk menuntun
pengambilan keputusan terhadap sumberdaya. Istilah TI ( Teknologi
Informasi ) atau IT ( Information Technology) yang populer saat ini
adalah bagian dari mata rantai panjang dari perkembangan istilah dalam dunia SI
( Sistem Informasi ) atau IS ( Information System ).
PEMBAHASAN
Tekanan-tekanan Desain
Tekanan-tekanan desain (design forces)
adalah tekanan-tekanan (forces) yang
harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi
supaya dapat mengenai sasarannya. Supaya sukses, analis sistem harus
mempertimbangkan design forces yang ada dan bagaimana tekanan-tekanan ini
mempengaruhi proyek sistem informasi.
Perancang sistem informasi juga harus
memperhatikan sejumlah design forces
yang mempengaruhi kerjanya, yaitu :
·
Integrasi ( Integration)
Sistem informasi
harus didesain terpadu diantara unit-unit di dalam organisasi.
Suatu sistem informasi yang ada di
antara unit-unit organisasi atau departemen departemen harus dapat berhubungan
dan berkomunikasi dengan baik. Teknologi
komunikasi data dapat diterapkan untuk
maksud integrasi ini. Integrasi ini perlu,
karena organisasi harus dipandang
sebagai satu kesatuan unit sistem. Sasaran dari
sistem informasi adalah untuk
menyediakan informasi multilevel, cross-functional,
tepat waktu, akurat, relevan kepada
semua komponen organisasi. Oleh karena itu,
sistem informasi yang terpadu perlu
dirancang di dalam organisasi.
Database dan
teknologi merupakan blok bangunan sistem informasi kunci untuk
mencapai integrasi ini. Secara ideal,
desain dari database harus menyimpan semua
data yang ada dalam suatu simpanan
yang tunggal untuk keperluan semua orang atau
departemen yang mempunyai hak untuk
mengaksesnya. Dengan kemampuan
teknologi komunikasi yang sekarang
ada, maka jumlah data yang besar yang berasal
dari lokasi lokal atau lokasi jarak
jauh dapat ditangkap, dimanipulasi dan ditransmisikan dengan cepat. Semua data
ini kemudian dapat disimpan di database
dalam direct access storage device
(misalnya hard disk) yang dapat diakses lewat
terminal-terminal baik di lokasi lokal
atau lokasi jarak jauh tersebut. Elemen-elemen
data ini secara logika telah
terintegrasi dalam suatu database yang umum.
·
Jalur Pemakai (User Interface)
Sistem informasi berbasis komputer semakin
melibatkan interaksi langsung antara manusia sebagai pemakai sistem dengan
mesin. Elemen yang kritis dari desain sistem ini adalah jalur pemakai (user
interface). Jalur ini terdiri dari layar terminal,keyboard, alat-alat lainnya,
bahasa komputer dan cara-cara lain supaya user dapat bertukar input dan output
dengan mesin. Terdapat beberapa pilihan untuk mendesain user interface dan
pemilihan ini tergantung pada faktor-faktor semacam pengalaman serta
tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh user. Terdapat beberapa pedoman untuk
hal ini, yaitu sistem harus fleksibel, konsisten dan harus mudah dikontrol oleh
user.
Berikut ini merupakan elemen-elemen yang
harus dipertimbangkan dalam desain
untuk memenuhi user interface :
1. Query
Secara query, pemakai sistem dapat
mengakses data yang diperlukan untuk mendapatkan informasi walaupun tidak
tersedia program aplikasinya.
2. Desain Layar
Suatu desain layar yang baik harus jelas,
tidak melompat-lompat dan tidak berisi
dengan informasi yang tidak relevan.
3.
Umpan balik
Dalam sistem online, aspek yang penting
dalam umpan balik (feed back) adalah
waktu respon (response time), yaitu waktu antara saat user
memasukkan data dengan respon yang diberikan oleh sistem. Masalah umum yang
sering terjadi adalah response time yang lama, sehingga user menjadi jemu dan
kehilangan konsentrasinya. Jika waktu respon melebihi 10 detik, suatu berita
seharusnya ditampilkan secara periodik yang menunjukkan kepada user bahwa
sistem sedang bekerja. Sebagai misalnya suatu sistem sedang melakukan
perhitungan yang cukup lama, katakanlah 50 detik, maka sebaiknya ditampilkan
berita “Tunggu sebentar, sedang memproses sekitar 50 detik”, sehingga user
mengetahui bahwa sistem sedang bekerja dan tidak mengira bahwa sistem macet
(hang).
4. Bantuan
Pada waktu user sedang mengoperasikan sistem,
seringkali mengalami kesulitan
atau tidak mengetahui apa yang harus dikerjakan berikutnya.
Desain sistem yang baik harus menyediakan cara bagaimana user dapat meminta
bantuan kepada sistem untuk menjelaskan apa yang ingin diketahui oleh user.
Context sensitive help merupakan bantuan yang sering banyak digunakan sekarang,
yaitu sistem akan menampilkan bantuan bila diinginkan oleh user pada
posisi-posisi tertentu dilayar.
5. Pengendalian kesalahan
Pengendalian kesalahan (control error) juga
merupakan aspek yang penting dalam user interface. Desain sistem harus
mempertimbangkan pengendalian kesalahan ini yang dapat berupa sebagai berikut :
a. pencegahan kesalahan
sedapat
mungkin, sistem harus menyediakan instruksi yang jelas kepada user
tentang apa yang harus dilakukan sehingga user tidak melakukan
kesalahan yang seharusnya tidak perlu terjadi. Misalnya sistem dapat
menampilkan instruksi “Nilai yang sah adalah diantara 1-25” pada waktu user
memasukkan unit barang yang dijual.
b. pendeteksian kesalahan
jika suatu kesalahan terjadi, sistem harus
dapat mengidentifikasikan kesalahannya dengan jelas dan dapat menampilkan
berita kesalahan ini, seperti misalnya “Fatal error, sistem diberhentikan” atau
berita “kode salah!!!”.
c. pembetulan kesalahan
jika suatu data yang dimasukkan salah
sebelum data ini diolah, maka sistem harus dapat memberi kesempatan kepada user
untuk dapat mengkoreksinya.Demikian juga bila data yang salah terlanjur
direkamkan ke database, maka sistem juga harus dapat menyediakan cara untuk
membetulkannya.
6. Desain workstation
Banyak penelitian ergonomics (ergo = kerja, nomics = studi
tentang, ergonomics
=
studi tentang kerja) yang berhubungan dengan menggunakan sistem komputer yang
dihubungkan dengan aspek fisik semacam desain dari mebel, tata letak kantor,
suara dan penerangan. Untuk desain workstation, beberapa hal perlu dipertimbangkan,
yaitu mengenai ukuran, warna dan posisi tampilan di layar terminal,
ukuran-ukuran dari mebel dan tata letak keyboard. Desain workstation ini akan
mempengaruhi kenyamanan dan kelelahan dari kerja user.
·
Tekanan – tekanan Persaingan ( Competive Porces)
Sekarang ini organisasi telah masuk kedalam era persaingan yang
tajam.Organisasi yang ingin bertahan dan sekaligus berkembang di masa mendatang
harus memikirkan persaingan ini. Informasi merupakan salah satu senjata yang
dapat
membantu
organisasi untuk bersaing. Desain dari sistem informasi harus mempertimbangkan
lingkungan-lingkungan persaingan (competitive environments) yang ada.
Lingkungan-lingkungan persaingan ini dapat berupa manajemen, aneka
ragam
produk dan jasa, dan produktifitas. Sistem informasi harus dapat menyediakan
informasi
bagi manajemen untuk melakukan kegiatannnya.
Aneka ragam produk dan jasa (product and service
differentiation) dapat berupa
inovasi
baru, harga produk atau jasa, kualitas, garansi purna jual dan jasa-jasa
lainnya.
Sekarang ini banyak organisasi yang menggunakan sistem informasi untuk
dapat
menguasai aneka ragam dan jasa yang
dibutuhkan oleh pasar. Organisasi yang
tidak mengambil bagian dari adaptasi persaingan ini akan
tertinggal oleh pesaing pesaingnya. Sebagai contohnya adalah organisasi bank.
Desain sistem informasi untuk organisasi ini harus memikirkan aneka ragam jasa
yang dapat diterapkan, misalnya apakah perlu dipergunakan ATM sehingga dapat
memberikan pelayanan yang lebih memuaskan kepada para nasabahnya untuk
memenangkan persaingan.
Sistem informasi juga harus dapat membantu
dalam hal produktivitas organisasi
baik produktivitas bagi manajemennya dan produktivitas bagi para
pekerja lainnya.Dengan sistem informasi, produktivitas manajemen dapat
ditingkatkan, misalnya dengan menyediakan cara penjadwalan yang lebih baik,
pengurangan kerja-kerja teknis dan ketidak-efisienan lainnya. Produktivitas
ulang laporan-laporan secara
manual kembali, bagi personil-personil akuntansi dapat lebih
produktif dengan
menggunakan komputer dan lain sebagainya.
·
Kualitas dan kegunaan informasi (information quality and
usability)
Sistem informasi harus dapat menghasilkan
informasi yang berkualitas, yaitu
tepat pada waktunya (timely), tepat nilainya (accurate) dan
relevan (relevance).Untuk dapat menghasilkan hal ini, maka informasi tersebut
haruslah berguna bagi yang akan memakainya.
·
Kebutuhan-kebutuhan sistem (systems requirements)
Kebutuhan-kebutuhan sistem (systems
requirements) yang harus diperhatikan
dalam mendesain sistem informasi adalah :
a) Keandalan (reliability)
Menunjukkan seberapa besar sistem dapat
diandalkan untuk melakukan suatu
proses yang dapat dipercaya dan dibutuhkan.
b) Ketersediaan (availability)
Berarti bahwa sistem mudah diakses oleh
user
c) Keluwesan (flexibility)
Menunjukkan bahwa sistem mudah beradaptasi
dengan memuaskan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan user yang berubah.
d) Skedul instalasi (installation schedule)
Terdiri dari periode waktu antara saat
organisasi sadar untuk membutuhkan dan
saat sistem informasi ini diterapkan. Selama waktu ini, analis
sistem harus dapat
mendesain sistem terbaik dalam batas waktu yang dibutuhkan.
e) Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan (life expectancy and
growth potential)
Beberapa sistem tidak mempunyai umur yang
diperkirakan, karena pada saat
diterapkan sistem ini sudah usang. Seringkali juga sistem telah
berhasil diinstalasi dan berjalan dengan baik, tetapi karena sistem tidak
mempunyai potensi untuk bertumbuh, maka sistem juga akan lekas usang. Sistem
harus didesain sesuai dengan yang dikehendaki oleh pemakai sistem, misalnya
dikehendaki umur sistem harus paling sedikit 5 tahun dan mampu bertumbuh bila
terjadi perubahanperubahan yang cukup signifikan.
f) Kemudahan dipelihara (maintainability)
Setelah sistem diterapkan, maka sistem
harus dipelihara (misalnya hal-hal yang tidak berfungsi harus dikoreksi,
permintaan-permintaan khusus harus dipertemukan dan peningkatan-peningkatan
sistem secara umum harus dilakukan). Kemudahan sistem untuk dirawat tergantung
dari desainnya. Untuk mudah dirawat, desain harus menggunakan nama data dan
bahasa pemrograman yang standar, pemrograman terstruktur dan moduler,
konfigurasi sistem yang standar dan dokumentasi standar yang lengkap.
·
Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data (data processing
requirements)
Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data (data
processing requirements)
berhubungan dengan pekerjaan sistem secara terinci dan dapat
terdiri sebagai berikut
ini :
a. Volume
Volume menunjukkan volume data yang
terlibat dalam pengolahan data. Volume
menunjukkan jumlah dari data yang harus diproses dalam satu
periode waktu tertentu. Untuk menghitung jumlah dari volume dapat dilakukan
lewat banyaknya transaksi yang terjadi. Pengukuran lain dari volume dapat
dilihat dari banyaknya suatu fungsi pengolahan harus dilakukan, misalnya suatu
fungsi harus mengupdate 5 file serentak dengan jumlah record-nya sebanyak 100
record.
b. Hambatan waktu pengolahan
Hambatan waktu pengolahan menunjukkan
jumlah dari waktu yang diijinkan atau
yang dapat diterima saat data siap diproses sampai informasi
dihasilkan.
c. Permintaan perhitungan
Permintaan perhitungan merupakan
model-model matematik yang harus diterapkan (misalnya pemrograman linier) sehingga
informasi dapat dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan oleh user.
·
Faktor-faktor organisasi (organizational factors)
Terdapat lima buah faktor organisasi yang
harus dipertimbangkan dalam desain
sistem, yaitu :
1. Sifat organisasi
Kebutuhan informasi untuk suatu organisasi
dengan organisasi yang lainnya berbeda. Misalnya perusahaan real estate,
perusahaan asuransi, atau perusahaan tansportasi berbeda dengan perusahaan
manufaktur dalam bentuk informasi yang dibutuhkan. Demikian juga dengan
perusahaan perdagangan besar dengan perdagangan eceran juga berbeda kebutuhan
informasinya. Oleh karena itu, untuk mengidentifikasikan dan memahami kebutuhan
informasi bagi suatu organisasi yang tertentu, pertama kali yang perlu dipahami
adalah sifat organisasi tersebut.
2. Tipe organisasi
Tipe organisasi dapat dikategorikan sebagai
berikut ini :
ü organisasi fungsional, yaitu setiap manajer bertanggungjawab
untuk area fungsi tertentu, semacam produksi, pemasaran, personalia atau
keuangan.
ü Organisasi divisional, yaitu tiap-tiap manajer divisi
bertanggungjawab terhadp semua fungsi
dalam divisinya
ü Organisasi matrik, yaitu beberapa manajer mempunyai tanggung jawab
bersama terhadap suatu fungsi dan suatu proyek atau program kerja Untuk
masing-masing tipe organisasi ini, satu dengan yang lainnya kebutuhan informasinya
juga berbeda.
3. Ukuran organisasi
Ukuran dari organisasi juga merupakan
faktor yang mempengaruhi kebutuhan
informasi. Semakin besar organisasi, semakin banyak informasi
yang dibutuhkan.
4. Struktur organisasi
Struktur internal organisasi juga merupakan
faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi. Sebagai misalnya, tanggungjawab
terhadap manajemen persediaan dapat berada pada tanggungjawab departemen
produksi di suatu organisasi atau dapat berada pada tanggungjawab departemen
pembelian di organisasi lainnya. Dari struktur organisasinya, maka dapat
ditentukan departemen mana yang membutuhkan informasi persediaan ini, apakah departemen
produksi atau departemen pembelian. Departemen produksi biasanya lebih
membutuhkan informasi mengenai ketersediaan persediaan, perputaran persediaan
dan kualitasnya, sedang departemen pembelian lebih membutuhkan informasi
mengenai harga persediaan dan informasi tentang pemasok. Pengendalian mutu
sebagai contoh yang lainnya untuk suatu organisasi dapat berupa tanggungjawab
departemen produksi, tetapi untuk organisasi lainnya dapat berada pada
tanggungawab departemen yang terpisah.
5. Gaya manajemen (management style)
Gaya manajemen juga mempunyai pengaruh
terhadap bentuk dari sistem informasi. Gaya manajemen yang otokratik
(autocratic) lebih senang dengan sistem informasi yang terpusat (centralized),
sedang gaya manajemen yang demokratik (democratic), lebih senang pada sistem
informasi yang tersebar (decentralized).
·
Kebutuhan-kebutuhan biaya-efektivitas (cost-effectiveness
requirements)
Jika membeli suatu
encyclopedias atau misalnya membeli buku ini, maka yang dibeli tidak hanya
sekadar bukunya saja, tetapi adalah informasi yang terkandung di dalamnya.
Suatu sistem informasi dikembangkan dengan biaya yang tidak sedikit. Suatu
organisasi mengembangkan sistem informasi bukan hanya menginginkan mendapatkan
fisik dari sistem informasi itu saja, tetapi lebih dari itu yaitu informasi yang
dihasilkan darinya. Dengan demikian desain sistem informasi perlu dipertimbangkan
antara biaya untuk memperolehnya dengan manfaat informasi yang dihasilkan.
·
Faktor-faktor manusia (human factors)
Analis sistem harus mencoba untuk dapat
mendesain sistem yang dapat diterima
oleh semua pemakainya, tidak hanya satu atau dua orang pemakai
saj. Untuk maksud ini, sistem informasi harus dapat bersahabat dengan semua
pemakainya, tidak sebaliknya menyulitkan pemakai. Perlu diingat bahwa pada
awalnya tidak semua manusia dalam organisasi tertarik dan mendukung
pengembangan sistem informasi. Sistem informasi yang didesain dengan
memperhatikan faktor-faktor manusianya akan didapatkan sistem informasi dengan
user interface yang baik dan dapat meningkatkan produktivitas pemakainya.
·
Kebutuhan-kebutuhan kelayakan (feasibility requirements)
Lima macam kelayakan harus tetap
diperhitungkan dalam desain sistem informasi. Lima macam kelayakan ini adalah
kelayakan teknik (technical feasibility), kelayakan ekonomi (economic
feasibility), kelayakan hukum (law feasibility atau legal feasibility), kelayakan
operasi (operatioanl feasibility), dan kelayakan skedul (schedule feasibility).
Walaupun kelayakan-kelayakan ini telah dinilai pada tahap perencanaan sistem,
tetap dalam tahap desain sistem juga harus dipertimbangkan kembali, karena
kemungkinan apa yang direncanakan di tahap perencanaan sistem mungkin di tahap
desain sistem mengalami perubahan-perubahan.
KESIMPULAN
Tekanan-tekanan desain (design forces)
adalah tekanan-tekanan (forces) yang
harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi
supaya dapat mengenai sasarannya.
Perancang sistem informasi juga harus
memperhatikan sejumlah design forces
yang mempengaruhi kerjanya, yaitu :
·
Integrasi ( Integration)
·
Jalur
Pemakai (User Interface)
·
Tekanan – tekanan Persaingan (
Competive Porces)
·
Kualitas dan kegunaan informasi
(information quality and usability)
·
Kebutuhan-kebutuhan sistem
(systems requirements)
·
Kebutuhan-kebutuhan pengolahan
data (data processing requirements)
·
Faktor-faktor organisasi
(organizational factors)
·
Kebutuhan-kebutuhan
biaya-efektivitas (cost-effectiveness requirements)
·
Faktor-faktor manusia (human factors)
·
Kebutuhan-kebutuhan kelayakan
(feasibility requirements)
0 komentar:
Posting Komentar